Differenza tra PEC ed eMail: cosa sapere

Nel mondo della comunicazione digitale, la posta elettronica è uno degli strumenti più diffusi e utilizzati praticamente ogni giorno, sia in ambito personale che professionale. Alla normale posta elettronica negli ultimi anni si è affiancata la PEC (Posta Elettronica Certificata), un sistema che garantisce non solo la consegna del messaggio, ma anche la sua validità legale, paragonabile a quella di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

In questo articolo spieghiamo cos’è la PEC, qual è la differenza tra PEC ed email, che valore legale possiede, come viene garantita la sicurezza dei messaggi e infine in quali casi è opportuno utilizzarla.

Cos’è la Posta Elettronica Certificata (PEC)

La PEC è un sistema di posta elettronica che attesta legalmente l’invio e la consegna dei messaggi. È stata introdotta in Italia con il D.P.R. n. 68 del 2005 come strumento ufficiale per comunicazioni digitali tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione. A differenza della normale email, la PEC certifica tutto il processo di trasmissione grazie all’intervento di gestori accreditati, che controllano, registrano e firmano digitalmente ogni operazione.

I messaggi inviati tramite PEC producono due ricevute: una di accettazione, che conferma l’avvenuto invio da parte del mittente, e una di consegna, che prova la ricezione da parte del destinatario. Entrambe le ricevute sono firmate digitalmente e conservate per il periodo previsto dalla normativa, rendendo la PEC uno strumento pienamente valido in sede legale. In sostanza la PEC certifica l’identità del mittente, la data di invio e ricezione e l’integrità del contenuto del messaggio.

Le principali differenze tra PEC ed eMail

Benché PEC ed email svolgano sostanzialmente lo stesso ruolo, sono due strumenti che hanno finalità, modalità di gestione e valore legale completamente diversi.

Un’email tradizionale si basa su protocolli aperti e standardizzati, come SMTP, IMAP e POP3, che consentono lo scambio di messaggi tra server, ma senza alcuna garanzia sull’identità dei soggetti coinvolti o sull’effettiva consegna. La PEC invece opera all’interno di un sistema regolato, gestito da provider certificati dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT), che garantiscono la tracciabilità e la validità del messaggio.

Un’altra sostanziale differenza tra email e PEC riguarda la sicurezza. I normali messaggi di posta elettronica possono essere intercettati o modificati, mentre i messaggi inviati tramite PEC vengono crittografati e “sigillati” digitalmente. Inoltre una PEC può fornire ricevute con valore legale, mentre in un’email ordinaria eventuali ricevute di lettura o consegna hanno valore puramente informativo.

Da un punto di vista tecnico e giuridico, la PEC garantisce un maggior livello di sicurezza e rappresenta un sistema di comunicazione verificato e tracciato. L’email non garantisce lo stesso livello di sicurezza, resta uno strumento informale di comunicazione e non ha alcuna validità legale.

Il valore legale della PEC: perché è come una raccomandata digitale

Ora che abbiamo conosciuto la differenza tra mail e PEC, possiamo concentrarci sul valore legale di quest’ultima. Quando si invia una PEC, il gestore del mittente rilascia una ricevuta di accettazione e il gestore del destinatario una ricevuta di consegna. Entrambi i documenti digitali, firmati e certificati, provano in modo inequivocabile che il messaggio è stato inviato e ricevuto in una precisa data e ora. Questo significa che, in caso di controversia, la PEC costituisce una prova opponibile in giudizio, a differenza di una normale email.

Il suo valore legale è riconosciuto non solo nei rapporti tra privati, ma anche in tutte le comunicazioni ufficiali con enti pubblici e imprese. Ad esempio, si può usare la PEC per inviare documenti a un Comune, per comunicare con un professionista o per inoltrare una disdetta contrattuale.

Inoltre la PEC garantisce la validità del contenuto, poiché eventuali modifiche o manomissioni verrebbero subito rilevate dai sistemi di sicurezza. In tal senso la PEC rappresenta una delle principali innovazioni digitali nel campo della comunicazione amministrativa e legale in Italia.

Sicurezza e protocolli: come la PEC protegge i messaggi

La sicurezza della PEC si basa su una combinazione di crittografia, firme digitali e protocolli certificati, che consentono di proteggere l’intero ciclo di vita del messaggio: dall’invio al transito fino alla consegna finale. Ogni comunicazione è racchiusa in una cosiddetta busta di trasporto, un file crittografato che contiene il messaggio originale e i relativi allegati. Questa busta viene firmata digitalmente dal gestore PEC, in modo da garantire che il contenuto non possa essere alterato senza che la modifica venga rilevata.

I gestori PEC, che devono rispettare rigorosi requisiti tecnici e normativi, utilizzano server sicuri, connessioni cifrate (tramite protocollo TLS) e sistemi di autenticazione avanzata per gestire la riservatezza e l’integrità dei dati. Inoltre ogni transazione viene registrata nei log di sistema, che documentano tutte le operazioni eseguite utilizzabili come prova in caso di contestazioni.

In un’epoca in cui la protezione dei dati e la cyber security sono temi centrali, la PEC rappresenta un modello di sistema chiuso, sicuro e affidabile, dove ogni passaggio è tracciato e verificabile, riducendo al minimo i rischi di frode informatica.

Quando usare la PEC e quando basta una semplice eMail

Una volta compresa la differenza tra PEC ed email, ci risulta più facile capire quando utilizzare una e quando utilizzare l’altra. Benché la PEC offra un elevato livello di sicurezza e valore legale, non sempre è necessario utilizzarla.

È consigliabile utilizzare la PEC quando si desidera avere una traccia certa di una comunicazione, come nel caso di invii verso Pubbliche amministrazioni, aziende, professionisti iscritti ad albi, o per trasmettere documenti sensibili e contratti. È anche obbligatoria per imprese e liberi professionisti, che devono possedere un indirizzo PEC iscritto in registri ufficiali come INI-PEC o Registro delle Imprese.

La normale email invece è più che sufficiente per comunicazioni ordinarie, come quelle tra colleghi, per contatti informali o per invii di documenti non vincolanti. Tuttavia è bene ricordare che una semplice email non fornisce alcuna garanzia giuridica, né di ricezione né di integrità del contenuto e qualsiasi ricevuta automatica può essere ignorata dal destinatario.

Sapere quando utilizzare la PEC e quando basta un’email tradizionale consente di gestire al meglio le proprie comunicazioni digitali, bilanciando sapientemente sicurezza, velocità e costo del servizio.