Workspace – Ex GSuite
Quando Google lanciò G Suite, l’idea era quella di portare in cloud strumenti che fino ad allora erano legati a software installati su computer o server aziendali. La posta elettronica diventava Gmail con dominio personalizzato, i file si spostavano su Drive e i documenti, i fogli e le presentazioni potevano essere aperti e modificati da qualsiasi dispositivo. Non serviva più scambiarsi allegati né gestire copie diverse dello stesso file, perché tutto rimaneva centralizzato e aggiornato in tempo reale.
Per anni G Suite ha rappresentato una soluzione adatta a imprese e professionisti che cercavano un sistema pratico, sicuro e con gestione unificata degli account. L’amministratore poteva controllare utenti, autorizzazioni e livelli di sicurezza, mentre i dipendenti collaboravano in modo semplice, senza software da installare o infrastrutture complesse da mantenere.
Nel 2020 Google ha cambiato nome e impostazione al servizio, introducendo Google Workspace. Il passaggio non è stato solo un rebranding, ma un’evoluzione che ha reso le varie applicazioni più integrate tra loro. Gmail, Meet, Documenti, Fogli e gli altri strumenti non sono più separati, ma collegati in maniera diretta. All’interno della posta, ad esempio, si può avviare una riunione su Meet o aprire un file condiviso senza uscire dal flusso di lavoro. Nei documenti i commenti possono trasformarsi in attività assegnate e la ricerca consente di trovare contenuti in modo trasversale, senza dover ricordare se erano in una mail o in un file.
Il cambio di direzione è stato influenzato anche dal lavoro a distanza e dalla necessità di strumenti più fluidi. Con Workspace Google ha voluto costruire un ambiente che supportasse la collaborazione continua, in ufficio e da remoto.
Le novità hanno riguardato anche le funzioni avanzate, con l’introduzione di strumenti basati sull’intelligenza artificiale come i suggerimenti per scrivere più velocemente, i riassunti automatici e lo smart canvas, che permette di collegare elementi diversi all’interno dello stesso documento. Anche i piani tariffari sono stati rivisti per adattarsi a esigenze diverse, dalle piccole attività fino alle grandi aziende.
Per l’utilizzo di Workspace è necessario apportare delle modifiche ai record DNS. Un esempio è solitamente la modifica all’interno di cPanel. Una volta fatto il login bisogna cliccare sulla voce “Zone Editor”
Una volta dentro si deve cliccare su “Gestione”
Successivamente verranno mostrati i vari record tra cui il record MX preimpostato che bisognerà eliminare cliccando sull’apposito tasto
Una volta eliminato si deve cliccare sul pulsante “Aggiungi record” e cliccare poi su “Add MX Record”
Comparirà quindi l’editor per aggiungere i record MX che solitamente sono indicati a questo link https://support.google.com/a/answer/140034?hl=it
In alcuni casi è richiesto di inserire invece questi record MX
aspmx.l.google.com / priority 1 alt1.aspmx.l.google.com / priority 5 alt2.aspmx.l.google.com / priority 5 alt3.aspmx.l.google.com / priority 10 alt4.aspmx.l.google.com / priority 10
Tutto varia in base alla tipologia di account che si possiede.
